Przygotowanie kontraktu menadżerskiego – kluczowe informacje i porady

Opracowanie kontraktu menedżerskiego to proces, który ma kluczowe znaczenie dla określenia jasnych zasad współpracy z osobami pełniącymi w danym przedsiębiorstwie funkcje zarządcze. Dobrze skonstruowana umowa nie tylko chroni interesy obu stron, ale również zapewnia jasność co do oczekiwań, obowiązków jak i powinna regulować odpowiedzialność menedżera.

Przygotowanie takiego kontraktu wymaga nie tylko umiejętności z zakresu sporządzania umów, a co za tym idzie wiedzy prawniczej, podatkowej, ale także wiedzy o regulacjach dotyczących funkcjonowania zarządu, zrozumienia specyfiki branży, w której działa firma, jak również struktury samej firmy. W pewnych wypadkach konieczne może okazać się wprowadzenie niestandardowych postanowień w związku z treścią umowy spółki lub obowiązującymi regulaminami.

W tym artykule przybliżymy najistotniejsze kwestie związane ze sporządzeniem kontraktu menadżerskiego, wskazując jakie postanowienia powinien zawierać kontrakt menedżerski, podpowiemy jak uniknąć błędów przy sporządzaniu tego rodzaju umowy, jak również wskażemy na jakie jeszcze kwestie powinieneś zwrócić uwagę decydując się na zawarcie tego rodzaju umowy.

Istota kontraktu menadżerskiego

Kontrakt menedżerski to umowa nienazwana, która jest zawierana pomiędzy podmiotem, który prowadzi działalność gospodarczą (np. spółką kapitałową, spółką osobową lub osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą), a osobą, która na podstawie swojego doświadczenia zawodowego na zasadach określonych w umowie zobowiązuje się świadczyć usługi w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem.

Kontrakt menedżerski jest umową nienazwaną (zbliżoną do umowy zlecenia). Szczegółowych zasad jego wykonywania nie regulują konkretne przepisy kodeksu cywilnego ani żadnej innej ustawy. Przy jego sporządzaniu należy jednak kierować się w tym względzie zasadą swobody umów (jak w przypadku wszystkich umów cywilnoprawnych), którą statuują przepisy kodeksu cywilnego, zgodnie z którą postanowienia umowy mogą zostać skonstruowane według uznania stron, jednak treść lub cel umowy nie może sprzeciwiać się właściwości (naturze) stosunku, przepisom ustawy ani zasadom współżycia społecznego.

Kontrakt menedżerski stanowi podstawę zatrudnienia w firmie osoby mającej przejąć zarządzanie przedsiębiorstwem lub jego częścią. Jest on całkowicie odrębną podstawą od umowy zlecenia czy umowy o pracę, przy czym na ich podstawie również można powierzyć określonej osobie zarządzanie przedsiębiorstwem.

Kontrakt menedżerski może obejmować zarządzanie przedsiębiorstwem w całości (np. jako prezes zarządu spółki z o.o.), jest to kontrakt ustanawiający zarząd w firmie i regulujący zasady wykonywania czynności przez członka zarządu.

W ramach umowy menedżer zatrudniony przez spółkę może też zarządzać wydzielonym działem przedsiębiorstwa (np. działem handlowym). Przepisy nie wprowadzają w tym zakresie ograniczeń, natomiast inaczej będzie skonstruowana umowa menedżerska dla członka zarządu a inaczej skonstruowana dla menedżera nie wchodzącego w skład zarządu. Każdy menedżer działa w interesie przedsiębiorcy, natomiast członek zarządu nie wykonuje poleceń służbowych, a menedżer na niższym poziomie zarządzania już tak. Inne więc będą cechy umowy w takim wypadku.

W początkowym okresie kontrakty menedżerskie były zawierane w przedsiębiorstwach państwowych, obecnie stały się one powszechną formą nawiązywania relacji z menedżerami.

Na czym polega kontrakt menedżerski w praktyce?

Wiele osób pyta: na czym polega kontrakt menedżerski? Jest to specyficzna forma współpracy, która stanowi odrębną od umowy o pracę czy umowy zlecenia podstawę zatrudnienia. Kontrakt może obejmować zarządzanie przedsiębiorstwem w całości (np. jako prezes zarządu) lub zarządzanie wydzielonym działem.

Warto podkreślić, że menedżer zobowiązuje się do działania w interesie przedsiębiorcy. O ile menedżer na niższym szczeblu może podlegać pod polecenia służbowe, o tyle członek zarządu działający na podstawie kontraktu menedżerskiego zachowuje dużą autonomię w podejmowaniu decyzji zarządczych.

Jakie elementy powinien zawierać kontrakt menedżerski?

Aby obie strony umowy czuły się bezpiecznie, kontrakt powinien precyzyjnie określać zasady gry. Poniżej kluczowe elementy:

• przedmiot umowy: dokładne określenie roli i celów.
• wynagrodzenie menedżera: część stała i zmienna (premie).
• odpowiedzialność menedżera: zasady naprawienia ewentualnej szkody.
• czas trwania umowy: określony (np. kadencja) lub nieokreślony.

Celem kontraktu menedżerskiego jest wypracowanie jasnych zasad współpracy pomiędzy daną firmą (najczęściej określonego rodzaju spółką prawa handlowego), a osobą mającą pełnić w ramach kontraktu menedżerskiego funkcję kierowniczą, zarządczą. Umowa menedżerska powinna chronić interesy obu stron umowy, co będzie miało bezpośredni wpływ na minimalizowanie ewentualnych konfliktów w przyszłości. Wobec tego umowa menedżerska powinna zawierać szereg precyzyjnych postanowień, odnoszących się do różnych aspektów współpracy między stronami umowy.

Poniżej wskażemy na jakie elementy powinieneś zwrócić szczególną uwagę sporządzając kontrakt menedżerski, bądź zawierając tego rodzaju umowę.

Przedmiot umowy i szczegółowe obowiązki menedżera

W ramach świadczenia usług zarządzania, przedmiot umowy musi być opisany konkretnie. Do typowych zadań należy nadzór nad finansami (zarządzanie budżetem), zarządzanie zespołem oraz realizacja strategii rozwoju. Menedżer w ramach kontraktu jest często rozliczany z konkretnych KPI, co wymaga wprowadzenia klauzul dotyczących raportowania zysków przedsiębiorstwa.

Umowa menedżerska powinna precyzyjnie określać zakres obowiązków menedżera. Nie tylko stanowisko jakie piastował będzie menedżer, ale także szczegółowy zakres związanych z nim obowiązków i celów do realizacji. W zawieranej umowie należy dokładnie określić przedmiot umowy.

Na podstawie umowy menedżerskiej do zadań menedżera będzie należał: obowiązek zarządzania określonym zespołem pracowników, dbanie o rozwój, nadzór nad finansami w przedsiębiorstwie, prawo do samodzielnego zarządzania określonym budżetem do wysokości określonej w umowie oraz zakres umocowania do przy podejmowaniu decyzji zarządczych.

W przypadku kontraktu menedżerskiego należy wprowadzić w nim klauzule, dotyczące zasad rozliczania menedżera z powierzonych mu zadań, zasady raportowania przez menedżera podejmowanych przez niego działań i osiąganych wyników, częstotliwość, formę przekazywania informacji, a także ich zakres, których oczekuje właściciel zarządzanego przez menedżera przedsiębiorstwa (np. osiągniecie określonych zysków przedsiębiorstwa). A także oczywiście zadań i celów na podstawie, których przedsiębiorca będzie dokonywał okresowej oceny menedżera.

Czas pracy i urlopy na podstawie kontraktu menedżerskiego

W przypadku kontraktu menedżerskiego nie obowiązuje normowany przepisami prawa pracy czas pracy menedżera oraz prawo do płatnego urlopu z uwagi na fakt, iż jest to regulacja zawarta w kodeksie pracy, a opisywany przez nas model współpracy z menedżerem opiera się na postanowieniach kodeksu cywilnego. Co do zasady, praca wykonywana przez menedżera ma charakter zadaniowy, w związku z czym jest on zobowiązany do wykonywania określonych kontraktem czynności niezależnie od tego kiedy zaistnieje taka potrzeba. W związku z tym, decydując się na zawarcie kontraktu menedżerskiego, menedżer powinien zadbać o określenie wymiaru przysługującego mu urlopu wypoczynkowego oraz zasad jego udzielania. Dlatego w ramach kontraktu należy wyraźnie zapisać prawo do płatnej przerwy w świadczeniu usług, która pełni funkcję zbliżoną do urlopu wypoczynkowego.

Wynagrodzenie z tytułu kontraktu menedżerskiego

Wynagrodzenie menedżera zazwyczaj składa się z wynagrodzenia podstawowego oraz premii (tzw. success fee). Często spotykanym rozwiązaniem jest premia od zysku spółki z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Ponadto, dodatkowe świadczenia otrzymywane przez menedżera, takie jak auto służbowe czy pakiet medyczny, powinny być ujęte w treści umowy.

Wynagrodzenie menedżera jest wyższe i znacznie bardziej zróżnicowane niż tradycyjne wynagrodzenie pracownicze. Składa się ono z wynagrodzenia podstawowego, jak również premii uzależnionych od wyników firmy, takich jak wzrost przychodów, rentowności czy osiągnięcia przez menedżera określonych celów (np. osiągnięcie określonego wolumenu sprzedaży).

Najczęstszym elementem wynagrodzenia menedżera jest przyznanie premii procentowej uzależnionej od wyników przedsiębiorstwa (np. 5 % zysku spółki z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej). Tworząc postanowienia dotyczące wynagrodzenie należy sformułować przedziały procentowe i kwotowe oraz precyzyjnie zdefiniować cele menedżera, które wyznacza ustanawiający zarząd, osoba zatrudniająca menedżera (rada nadzorcza, pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników lub zarząd w przypadku menedżerów niższego stopnia).

Oprócz wynagrodzenia, kontrakty menedżerskie przewidują dodatkowe świadczenia pozapłacowe, takie jak samochód służbowy, dodatkowe ubezpieczenie zdrowotne, czy emerytalne. W zależności od specyfiki kontraktu są również pokrywane koszty szkoleń, delegacji czy uczestnictwa w konferencjach. Oczywiście jest też prawo do odsetek ustawowych w razie opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia.

Lojalność, zakaz konkurencji i obowiązek zachowania poufności

W kontrakcie menedżerskim zamieszcza się także postanowienia, dotyczące obowiązku zachowania lojalności. Obejmuje on zakaz przedkładania własnych interesów ponad interes firmy, w zakresie zarządzania, prowadzenia biznesu. Z obowiązku lojalności wynika zakaz działalności konkurencyjnej przez czas trwania umowy lecz należy go doprecyzować, aby były jasno zakreślone granice zakazu konkurencji. Standardowo obejmuje on także członków rodziny menedżera i podmioty powiązane.

Działalność konkurencyjna w trakcie trwania współpracy jest zazwyczaj surowo zabroniona. Zakaz konkurencji powinien jednak precyzyjnie określać, jakie działania są niedozwolone i jakie kary umowne grożą za naruszenie tych zapisów. Równie istotny jest obowiązek zachowania poufności (tajemnica przedsiębiorstwa).

Wprowadza się także zakaz działań konkurencyjnych, tak aby zapewnić ochronę interesów firmy po zakończeniu współpracy.

Kontrakt powinien wskazywać konsekwencje wiążące się z ustanowionym zakazem podejmowania działań konkurencyjnych. W tym celu kontrakt menedżerski może przewidywać obowiązek zapłaty przez menadżera określonych kar umownych z uwzględnieniem ograniczenia kwotowego.

Równie ważnym elementem kontraktu menedżerskiego jest określenie obowiązujących zasad poufności. Menedżer, w związku z pełnioną w przedsiębiorstwie funkcją, ma dostęp do wrażliwych informacji dotyczących firmy, którą zarządza, takich jak tajemnice handlowe czy dane finansowe. Najczęściej stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa. W związku z tym niezwykle ważne jest określenia obowiązujących zasad poufności, zarówno w trakcie trwania umowy jak i po jej zakończeniu. Dodatkowo, podobnie jak w przypadku zakazu działań konkurencyjnych, także w odniesieniu do obowiązku zachowania poufności należy wprowadzić sankcje za jego naruszenie analogicznie jak w przypadku naruszenia zakazu konkurencji. Są to postanowienia charakterystyczne dla tego typu umów.

Odpowiedzialność i ubezpieczenie D&O

W przeciwieństwie do pracownika, menedżer odpowiada za szkody całym swoim majątkiem. Dlatego standardem jest zapis o ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej (D&O). Chroni ono menedżera przy podejmowaniu decyzji zarządczych, a spółce daje gwarancję pokrycia ewentualnych strat przez ubezpieczyciela.

Koniecznym elementem kontraktu menedżerskiego jest określenie zasad odpowiedzialności cywilnej menedżera za wyrządzoną szkodę oraz wprowadzenie zasad na jakich menedżerowi będzie przysługiwać ubezpieczenie chroniące jego majątek (ubezpieczenie D&O).

Na menedżerze ciąży ryzyko poniesienia odpowiedzialności w trzech płaszczyznach – wewnętrznej (w relacji ze spółką), w stosunku do podmiotów trzecich (np. odpowiedzialność za niezgłoszenie upadłości w terminie) oraz odpowiedzialność wynikająca z regulacji publicznoprawnych (kary, grzywny). Kwestia zasad ponoszenia odpowiedzialności menedżera powinna być przedmiotem wnikliwej analizy zarówno przez spółkę jak i menedżera.

Objęcie menedżera ubezpieczeniem od odpowiedzialności cywilnej w związku z pełnioną funkcją (ubezpieczenie D&O) jest standardem w przypadku członków zarządu spółek kapitałowych. Zapewnia ono poczucie bezpieczeństwa menedżerowi przy podejmowaniu trudnych decyzji biznesowych i stanowi też gwarancję dla spółki gdyż w razie wyrządzenia spółce szkody przez menedżera zostanie ona pokryta przez ubezpieczyciela.

Zakończenie kontraktu menadżerskiego, sposoby rozwiązania kontraktu i „złoty spadochron”

Sposoby rozwiązania kontraktu obejmują zazwyczaj wypowiedzenie z zachowaniem terminu lub rozwiązanie natychmiastowe w przypadku rażących naruszeń. W kontraktach wysokiego szczebla często pojawia się tzw. „złoty spadochron” – wysoka odprawa stanowiąca odszkodowanie za rozwiązanie umowy.

Kontrakt menedżerski może zostać zawarty zarówno na czas określony (np. na czas trwania kadencji), jak i na czas nieokreślony. W przypadku umowy zawartej na ściśle określony czas, ulegnie ona rozwiązaniu po jego upływie, a ewentualne dalsza współpraca stron powinna zostać określona w odrębnej, nowej umowie.

Kontrakt menedżerski powinien także zawierać postanowienia, dotyczące możliwości jego rozwiązania, w tym wskazanie okresu wypowiedzenia umowy. Kontrakt wprowadza postanowienia, zgodnie z którymi możliwe będzie jego rozwiązanie bez zachowania terminów wypowiedzenia, ze skutkiem natychmiastowym. W tym jednak wypadku, umowa powinna jasno określać, w jakich sytuacjach możliwe będzie takie jego rozwiązanie przez każdą z jej stron, tj. zarówno przez menedżera, jak i zatrudniającego go przedsiębiorcę.

Kontrakty menedżerskie przewidują, iż w wypadku jego rozwiązania, w zależności od przyczyny, przysługuje wysoka odprawa (tzw. złoty spadochron). Jest to w istocie najczęściej odszkodowanie za rozwiązanie umowy, bądź wynagrodzenie za czas wypowiedzenia umowy. Postanowienia w tym zakresie powinny być sformułowane w sposób precyzyjny, aby uniknąć sporu sądowego i zapewnić menedżerowi poczucie bezpieczeństwa.

Umowa zawarta pomiędzy członkiem zarządu a spółką kapitałową

W przypadku gdy na zatrudnienie menedżera zdecyduje się spółka kapitałowa tj. spółka z o.o., spółka akcyjna lub PSA, a menedżerowi zostanie powierzona funkcja członka zarządu, należy zwrócić uwagę na reprezentację przy zawarciu, zmianie i rozwiązaniu kontraktu menedżerskiego.

Sposób zawarcia umowy, zależeć będzie w takim wypadku od tego, czy menedżer został powołany już uchwałą wspólników lub akcjonariuszy (lub w inny wskazany w umowie lub statucie spółki sposób) do pełnienia funkcji w zarządzie danej spółki. Jeśli do powołania jeszcze nie doszło, sprawa jest prosta, umowa kontraktowa może zostać zawarta z menedżerem w imieniu spółki zgodnie z jej obecną reprezentacją przez osoby aktualnie zasiadające w jej zarządzie lub przez jej prokurenta.

Sprawa komplikuje się, kiedy najpierw dojdzie do powołania menedżera do zarządu spółki kapitałowej, a dopiero w następnej kolejności, między stronami zostanie zawarty kontrakt menedżerski. W takim wypadku, umowa menedżerska będzie musiała zostać podpisana ze strony spółki przez radę nadzorczą bądź pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników lub akcjonariuszy. W praktyce, w związku z tym, że w stosunkowo niewielu spółkach funkcjonuje rada nadzorcza, uprawnionym do zawarcia umowy z menedżerem będzie właśnie pełnomocnik.

Kontrakt menedżerski a ZUS – jakie składki obowiązują?

Czy z tytułu kontraktu menedżerskiego należy odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne? Przepisy o systemie ubezpieczeń społecznych traktują kontrakt menedżerski jak umowę o świadczenie usług oraz umowę zlecenia. Wobec tego, zgodnie z obowiązującymi przepisami, menedżer w związku z zawarciem kontraktu menedżerskiego podlegał będzie ogólnym zasadom ubezpieczeń społecznych. Będzie obowiązek ubezpieczenia chorobowego, wypadkowego a także zdrowotnego, a także będzie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu oraz rentowemu.

W systemie ubezpieczeń społecznych kontrakt ten jest traktowany jak umowa zlecenia. A zatem:

• ubezpieczenia społeczne: emerytalne, rentowe i wypadkowe są obowiązkowe,
• ubezpieczenie chorobowe: jest dobrowolne,
• ubezpieczenie zdrowotne: obowiązkowe. Składki odprowadza firma, która zatrudnia menedżera.

Podmiotem zobowiązanym do odprowadzenia należnych składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jest przedsiębiorstwo, w którym zatrudniony jest menadżer. Odprowadza ono również za osobę odpowiedzialną za zarządzanie przedsiębiorstwem składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Menedżer w związku z zawarciem kontraktu menedżerskiego będzie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowemu w przeciwieństwie do sytuacji gdy będąc członkiem zarządu będzie wykonywał swoje obowiązki na zasadzie powołania (bez zawarcia kontraktu menedżerskiego).

Opodatkowanie i podatek dochodowy od kontraktu menedżerskiego

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychody uzyskane na podstawie kontraktu menedżerskiego zaliczane są do przychodów uzyskanych z działalności wykonywanej osobiście. Nie ma przy tym znaczenia czy kontrakt menedżerski został zawarty w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej. Nawet jeżeli menedżer będzie wystawiał fakturę VAT będzie do przychód z działalności wykonywanej osobiście, a nie z działalności gospodarczej.

Zgodnie z ustawą o PIT, przychody uzyskane z kontraktu to przychody z działalności wykonywanej osobiście. Nawet jeśli menedżer prowadzi firmę i wystawia fakturę, podatek rozlicza się według skali podatkowej (12% i 32%). Podstawa wymiaru składek społecznych i zdrowotnych znacząco wpływa na finalną kwotę „na rękę”.

Takie zakwalifikowanie przez ustawodawcę dochodów osiąganych na podstawie kontraktu menedżerskiego, powoduje że menedżer rozlicza podatek dochodowy według skali podatkowej, a zatem tak samo jak gdyby był zatrudniony na podstawie umowy o pracę. W związku z tym menedżera obowiązywały będą dwa progi podatkowe 12 % do dochodu w wysokości nieprzekraczającej wartości 120.000 zł oraz 32 % od nadwyżki ponad wskazaną kwotę. Dodatkowym obciążeniem będzie obowiązek zapłaty składki zdrowotnej.

Czym kontrakt menedżerski menedżerski różni się od umowy o pracę?

Główną różnicą jest brak stosunku pracy i podległości służbowej typowej dla Kodeksu pracy. Menedżer ma większą swobodę, ale też większą odpowiedzialność. W przeciwieństwie do etatu, kontrakt menedżerski wlicza się do stażu pracy tylko w określonych sytuacjach (np. uprawnienia do zasiłku), ale nie automatycznie w rozumieniu stażu urlopowego.

Umowa o pracę oraz kontrakt menedżerski to dwie zupełnie różne umowy, mogące stanowić podstawę zatrudnienia menedżera w danym przedsiębiorstwie. Co prawda, w obu przypadkach chodzi o powierzenie wykonywania menedżerowi określonych obowiązków, jednak mimo to istnieje szereg istotnych różnic, które wynikają z odmiennych celów i zasad regulujących te umowy.

W odniesieniu do kontraktu menedżerskiego, jego strony posiadają zdecydowanie większą swobodę w zakresie ustalania jego warunków, w tym zakresu spoczywających na nich obowiązków, wynagrodzenia menedżera, czy też zasad związanych z udzielaniem urlopu czy rozwiązaniem umowy. Z kolei w przypadku stosunku pracy, został on szczegółowo uregulowany w kodeksie pracy i jego strony posiadają zdecydowanie mniej swobody w kształtowaniu jego warunków.

Co więcej, w przypadku kontraktu menedżerskiego, menedżer ma zazwyczaj większą autonomię i swobodę w zakresie wykonywania swoich obowiązków. Dzięki temu może organizować swoją pracę w oparciu o samodzielnie przyjęte zasady. Niejednokrotnie w kontrakcie zostaje określony cel lub rezultat pracy, a nie szczegółowy sposób jej wykonywania. W związku z tym, że menedżer jest osobą zarządzającą w danej firmie, powinien on posiadać większą swobodę podejmowaniu decyzji i działań. Tymczasem, w odniesieniu do umowy o pracę, pracownik jest zazwyczaj podporządkowany bezpośrednio przełożonemu, a jego praca podlega nadzorowi i kontroli.

Jednak, kontrakt menedżerski posiada także pewnego rodzaju wady. Mianowicie, kontrakt menedżerski niejednokrotnie wiąże się z większym stopniem odpowiedzialności za wyniki działalności firmy, w tym za osiąganie celów finansowych i strategicznych. Menedżerowie są zwykle odpowiedzialni za cały obszar, który nadzorują, co oznacza, że mogą ponosić odpowiedzialność za niepowodzenia biznesowe. W związku z tym menedżerowie często są wynagradzani za wyniki, a ich kontrakty mogą zawierać bonusy czy premie uzależnione od osiąganych rezultatów.

Tymczasem, w przypadku umowy o pracę, pracownik ponosi odpowiedzialność tylko za wykonywanie powierzonych mu zadań, a jego wynagrodzenie nie jest wprost związane z wynikami działalności firmy. Zasadniczo, ryzyko gospodarcze spoczywa na pracodawcy, który ma obowiązek zapewnienia pracownikowi wynagrodzenia, niezależnie od wyników finansowych firmy.

Oferta Kancelarii

Potrzebujesz wsparcia przy sporządzeniu kontraktu menadżerskiego? A może zastanawiasz się czy jako osoba zatrudniona na podstawie umowy zlecenia oraz kontraktu menedżerskiego podlegasz obowiązkowi opłacania ubezpieczenia chorobowego z obu tych tytułów?

Zapraszamy do zapoznania się z ofertą Kancelarii w tym zakresie oraz z naszą ofertę usług świadczonych online na naszej Platformie Obsługi Prawnej i Podatkowej Online.

Sekcja FAQ: Kontrakt menedżerski bez tajemnic