Umowa NDA, co to takiego i jak ją przygotować?

W toku prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorcy nabywają indywidualne i zarazem bardzo cenne doświadczenie w określonej branży, wprowadzają w swojej działalności określone rozwiązania techniczne, technologiczne lub organizacyjne, a także pozyskują inne informacje posiadające wartość gospodarczą, jak również zdobywają kontakty, które wpływają na rozwój prowadzonego przez nich biznesu.
Wszystko to stanowi dla każdego niemal właściciela firmy dążącego do osiągnięcia jak najlepszej pozycji rynkowej dużą wartość. Zdobywane doświadczenie pozwala osiągnąć coraz wyższy stopień profesjonalizmu i tym samym oferować klientom wyższej jakości usługi.

Zgodnie z Ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, informacje takie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, o ile nie są one powszechnie znane osobom, które zazwyczaj zajmują się tego rodzaju informacjami bądź nie są dla nich dostępne w łatwy sposób. Jednak, aby można było można określić je mianem tajemnicy przedsiębiorstwa, przedsiębiorcy dysponujący danymi informacjami poufnymi, powinni podejmować działania do utrzymania takich informacji w poufności.

Umowa NDA jest właśnie jednym z możliwych działań, które służą utrzymaniu w poufności informacji, które nie powinny być dostępne szerszemu kręgowi osób i powinna być stosowana, aby zapewnić ochronę prawną istotnemu dla przedsiębiorcy know-how zgodnie z Ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Zawieranie umowy o zachowaniu poufności jest szczególnie popularne w branżach, gdzie ochrona informacji, innowacji, danych biznesowych lub know-how jest kluczowa dla utrzymania konkurencyjności.

NDA są powszechnie stosowane w biznesie do ochrony tajemnic handlowych, danych finansowych oraz planów strategicznych przed nieautoryzowanym ujawnianiem i wykorzystaniem przez konkurencję.

Czym jest umowa o zachowaniu poufności? Czy jest umowa NDA?

Umowa o zachowaniu poufności, czyli inaczej umowa NDA (od angielskiego non disclosure agreement), jest kontraktem zawieranym pomiędzy co najmniej dwoma podmiotami, który nakłada na co najmniej jedną jego stronę obowiązek nieujawniania informacji poufnych danego przedsiębiorcy, które zostały lub zostaną powierzone danej osobie w trakcie współpracy, czy negocjacji, czy też w trakcie badania due diligence przedsiębiorstwa.
Umowa o zachowaniu poufności NDA, jest narzędziem które pozwala na ochronę określonych danych, planów biznesowych, czy też wykorzystywanych technologii, kontaktów, pomysłów, przed dostępem do nich przez podmioty trzecie, które mogą je wykorzystać dla własnych celów – przede wszystkim zarobkowych.
Skuteczność NDA w dużej mierze zależy od tego, jak jasno poufne informacje są określone w umowie. Dokładne określenie danych stanowiących informację poufną to klucz dobrej umowy, realizujących funkcję gwarancyjną dla działalności przedsiębiorstwa.

Jakie są istotne elementy umowy NDA?

Umowa o zachowaniu poufności jest umową nienazwaną, co oznacza że w żadnym z obowiązujących aktów prawnych nie znajdziemy wytycznych jakie obowiązkowe elementy powinny się w niej znaleźć. Co powinna zawierać umowa NDA? Biorąc pod uwagę cel zawarcia tego rodzaju kontraktu i interesy jakie ma on zabezpieczać można wskazać, że powinna zawierać ona elementy takie jak:

1. zakaz ujawniania informacji poufnych – definicja informacji poufnych w NDA powinna precyzyjnie wskazywać, co stanowi tajemnicę, jak dane techniczne czy plany biznesowe,
2. zakres informacji objętych poufnością – umowa powinna określać, do czego kontrahent może używać danych, zazwyczaj tylko do realizacji umowy głównej wiążącej strony,
3. wskazanie, kiedy poufność nie obowiązuje – NDA powinna określać wszelkie wyłączenia z obowiązków poufności, takie jak informacje, które staną się publicznie znane,
4. czas trwania zobowiązania – NDA powinna jasno wskazywać na określony czas trwania obowiązku poufności, który może wykraczać poza rozwiązanie głównego kontraktu,
5. nakaz zwrotu lub zniszczenia materiałów po zakończeniu współpracy – w zależności od charakteru i rodzaju oraz formy przekazywanych informacji,
6. sankcje za złamanie umowy – jako główne zabezpieczenie interesów powierzającego informacje. NDA powinna określić konsekwencje naruszenia zobowiązań poufności, które mogą obejmować kary umowne lub prawo do natychmiastowego rozwiązania głównej umowy. Nadto, NDA może zawierać kary za naruszenie poufności, co ułatwia egzekwowanie roszczeń bez konieczności udowadniania szkód.

Strony umowy muszą dokładnie określić podmioty, które przekazują i otrzymują informacje. Kluczowym zadaniem dla umawiających się stron powinno być również ustalenie formy umowy. Umowa NDA może być samodzielną umową lub klauzulą w umowie głównej, zaleca się jednak osobny dokument w bardziej złożonych relacjach.

Na jaki czas zawiera się umowę o poufności?

Brak jest jakichkolwiek wytycznych, wskazujących na jaki okres powinna zostać podpisana umowa o zachowaniu poufności. Kwestia ta zależała będzie każdorazowo od okoliczności danego przypadku, powodów dla których w ogóle doszło do zawarcia takiej umowy, a także tego jakiego rodzaju informacje podlegają ochronie oraz jak długo zachowują one dla stron wartość gospodarczą lub strategiczną.

W praktyce oznacza to, że okres obowiązywania umowy powinien być dostosowany do charakteru ujawnianych danych – w niektórych sytuacjach wystarczające będzie ograniczenie poufności do czasu zakończenia współpracy, w innych zaś uzasadnione będzie utrzymanie jej przez kilka, a nawet kilkanaście lat od zawarcia umowy NDA.

Precyzyjne wskazanie wyłączeń

Umowa o poufności nie będzie obowiązywać w każdym przypadku. Jest tak między innymi w sytuacji, kiedy informacja staje się powszechnie znana, pomimo braku naruszenia umowy przez zobowiązanego. Z tego względu, że nie jest już informacją poufną, nie może być objęta tajemnicą przedsiębiorstwa.

W praktyce zobowiązany może zostać zobligowany do ujawnienia informacji poufnych, jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące przepisy prawa oraz taki obowiązek zostanie nałożony przez prawomocne orzeczenie sądu, wiążącą decyzję organu administracji publicznej lub innego podmiotu publicznego. W związku z powyższym warto w umowie zastrzec, że w takim przypadku przedsiębiorca powinien być uprzednio poinformowany o tej okoliczności, a informacje poufne mogą być ujawnione przez zobowiązanego tylko w niezbędnym zakresie i oznaczone jako objęte tajemnicą przedsiębiorstwa.

Jak można zabezpieczyć zachowanie poufności przez kontrahenta?

Zawierając umowę NDA warto wprowadzić do niej zabezpieczenia, które zagwarantują Ci możliwość zrekompensowania poniesionej szkody, która może powstać w związku z naruszeniem przez Twojego kontrahenta obowiązku poufności, dotyczącego określonych w zawartej przez Was umowie informacji (informacje poufne).

Przykładowo, ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa może spowodować poważne konsekwencje biznesowe, takie jak utrata przewagi wśród konkurencji, spadek przychodów, utratę klientów czy też konieczność poniesienia dodatkowych kosztów (np. związanych z koniecznością podjęcia działań naprawczych).

Ochrona informacji poufnych może przybrać przykładowo formę zastrzeżonej w umowie kary umownej. W takim wypadku umowa o zachowaniu poufności powinna wskazywać określoną sumę, jaką osoba, która naruszy obowiązek poufności, będzie musiała zapłacić swojemu kontrahentowi. Nie ma przeszkód, aby obowiązek zapłaty kary umownej powstawał w każdym wypadku, gdy dojdzie do przekazania innym podmiotów cudzych informacji stanowiących na przykład tajemnicę przedsiębiorstwa lub stanowiących inne biznesowo cenne informacje.

Co istotne, w przypadku zastrzeżenia w umowie obowiązku zapłaty kary umownej, obowiązek jej zapłaty w przypadku gdy dojdzie do naruszenia zasad poufności, powstanie niezależnie od wysokości powstałej szkody, a nawet od tego czy w ogóle doszło do jej powstania.

Jeśli u umowie NDA zostały zastrzeżone kary umowne na wypadek naruszenia warunków umowy, warto także wprowadzić do umowy zapis, stosownie do którego, możliwe będzie dochodzenie odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary. W przeciwnym razie, gdyby okazało się, że zastrzeżona kara umowna nie pokryje powstałej szkody nie będzie możliwości domagania się jej naprawienia. Jej wysokość zatem winna zostać szczegółowo i dokładnie określona, z określeniem czasu trwania zobowiązania.

Zawarcie umowy NDA z zastrzeżoną niską karą umowną i bez możliwości uzyskania pełnego odszkodowania przewyższającego wartość kary umownej w wypadku jeżeli wartość szkody jest wyższa jest pułapką, która zamknie drogę do realnej rekompensaty poniesionej szkody.

Oprócz możliwości nałożenia sankcji w wymiarze finansowym, za naruszenie NDA przewidziano odpowiedzialność karną, w ramach przepisu artykułu 23 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Naruszenie obowiązku poufności w odniesieniu do tajemnicy przedsiębiorstwa może skutkować grzywną, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

NDA w praktyce

Zawarcie umowy NDA stanowić będzie przejaw troski o ochronę wrażliwych informacji prowadzonej działalności. W dobie nieograniczonych możliwości udostępniania danych osobom trzecim za pośrednictwem środków masowego przekazu, zabezpieczenie posiadanego zbioru kompetencji stanowić będzie kluczowy czynnik dla zapewnienia płynności i rentowności działania oraz przewagi konkurencyjnej. W omawianym przypadku ochrona tajemnic przedsiębiorstwa winna zostać odzwierciedlona w zapisach umowy NDA i precyzyjnie określać zakres udostępnianych danych. W praktyce, chronione ważne informacje dotyczące prowadzonej działalności rodzą po stronie udostępniającego je zobowiązanie do takiego sformułowania postanowień NDA, które uniemożliwi wyrządzenie szkody.

Umowa NDA jest istotna podczas procesów fuzji i przejęć, szczególnie w audytach (due diligence), kiedy wymieniane są kluczowe dane. W przypadku umów o znaczeniu strategicznym dla przedsiębiorstwa, zabezpieczenie bezpieczeństwa informacji stanowi punkt wyjścia dla dalszych negocjacji i udostępnienia konkretnych, istotnych dla działalności przedsiębiorcy danych.

NDA jest zalecane przy współpracy z podwykonawcami, gdy kontrahent uzyskuje dostęp do bazy klientów lub know-how firmy. Fakt posiadania rozbudowanej bazy współpracowników rodzi konieczność zabezpieczenia powierzanych informacji, z uwagi chociażby na czas potrzebny do jej zbudowania.

Tajemnice handlowe prowadzonego przedsiębiorstwa winny podlegać ochronie przez czas nieokreślony, a druga strona, uzyskując dostęp do nich w określonym zakresie przez podpisanie NDA, winna również zabezpieczyć ewentualnie ich wykorzystanie niezgodnie z jej zapisami. Podpisując umowę o zachowaniu poufności zatem, jako przedsiębiorcy podejmujemy niezbędne działania mające na celu ochronę prowadzonego biznesu.

Oferta Kancelarii

Zależy Ci, aby tajemnice przedsiębiorstwa nie zostały naruszone? Chciałbyś zabezpieczyć w relacjach z kontrahentem wszelkie informacje techniczne, czy organizacyjne przedsiębiorstwa? Nie wiesz w jaki sposób zabezpieczyć obowiązek zachowania poufności, tak aby ewentualne naruszenie umowy skutkowało realnymi konsekwencjami? Szczególne znaczenie kwestii poufności oraz dobrze skonstruowana umowa NDA to obszary, w których możemy udzielić pomocy.Zapraszamy do zapoznania się z ofertą Kancelarii w tym zakresie oraz z naszą ofertę usług świadczonych online na naszej Platformie Obsługi Prawnej i Podatkowej Online.