Zmiana PKD na PKD 2025 w spółce – dlaczego i co trzeba zrobić? Dokonaj aktualizacji starych kodów PKD

Polska Klasyfikacja Działalności (PKD) to systematyka rodzajów działalności gospodarczych, która jest wykorzystywana w statystyce publicznej, a także w ewidencji oraz w rachunkowości. Jest ona niczym innym jak usystematyzowanym zbiorem różnego rodzaju działalności gospodarczej, który został określony za pomocą kodów. Prowadząc działalność gospodarczą, każdy przedsiębiorca powinien, przy użyciu dostępnych kodów PKD określić, które z nich najlepiej określają prowadzony przez niego biznes.

Określenie prawidłowego kodu PKD jest stosunkowo łatwe, ponieważ kody te zostały uporządkowane w sposób oddzielający poszczególne branże bądź sektory prowadzonej działalności gospodarczej. Przykładowo, wszelka działalność rolnicza zajmuje zupełnie odrębną kategorię od działalności, polegającej na zarządzaniu nieruchomościami bądź działalności w sektorze budowlano-remontowym.

Z kolei podmiotem odpowiedzialnym za przygotowanie oraz aktualizację klasyfikacji PKD jest Główny Urząd Statystyczny. Jego zadaniem jest dostosowanie obowiązującej klasyfikacji do zmian, które zachodzą w gospodarce, jej rozwoju, jak również pojawiania się na rynku rodzajów działalności, które dotychczas nie były w ogóle znane (takich jak na przykład gospodarka cyfrowa, gospodarka cyrkulacyjna, a także bio-gospodarka). W związku z powyższym zmiana klasyfikacji następuje co kilkanaście lat.

Dlaczego wprowadzono nowe kody PKD od 1 stycznia 2025 r?

Z dniem 1 stycznia 2025 roku w życie weszły przepisy, wprowadzające zmiany w dotychczas używanych kodach PKD.

Wprowadzenie nowej klasyfikacji PKD 2025 związane jest z zachodzącymi zmianami w gospodarce, a co za tym idzie potrzebą odzwierciedlenia w obowiązujących kodach obecnych realiów rynkowych.

W ostatnich latach wiele branż i sektorów w gospodarce rozwinęło się lub w inny sposób ewoluowało, w związku z czym konieczne stało się wprowadzenie nowej klasyfikacji. Co więcej, wprowadzenie nowych kodów PKD zapewniło także możliwość dokonania harmonizacji statystyk gospodarczych w ramach Unii Europejskiej.

Nowe kody PKD zapewniają również większą precyzję w opisie tradycyjnych branż, co z kolei odnosi bezpośredni wpływ na łatwość wyboru właściwych kodów przez poszczególnych przedsiębiorców.

Jednak dla przedsiębiorców oznacza to obowiązek aktualizacji starych kodów.

Kogo dotyczy zmiana klasyfikacji PKD?

Wprowadzenie nowej klasyfikacji PKD ma przede wszystkich znaczenie dla podmiotów, które decydują się na rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej. Rozpoczynając prowadzenie biznesu, nowi przedsiębiorcy muszą bowiem określić przedmiot prowadzonej przez siebie działalności przy wykorzystaniu klasyfikacji PKD 2025.

Wprowadzone z dniem 1 stycznia 2025 roku kody mają jednak także znaczący wpływ na wszystkich tych przedsiębiorców, którzy rozpoczęli prowadzenie biznesu i zarejestrowali działalność czy to w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czy w Krajowym Rejestrze Sądowym przed 1 stycznia 2025 r. Nie ma przy tym znaczenia forma wykonywanej przez dany podmiot działalności. Wprowadzone zmiany dotyczą bowiem wszelkich przedsiębiorców, a zatem zarówno do osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak również przedsiębiorców wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego bądź rejestru REGON (np. fundacji rodzinnych, których działalność także określa się według Polskiej Klasyfikacji Działalności – PKD).

W niniejszej publikacji, skupimy się na znaczeniu wprowadzenia nowych kodów PKD 2025 dla wszystkich spółek prawa handlowego wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, a zatem dla spółek osobowych a wśród nich spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej oraz komandytowo-akcyjnej, a także spółek kapitałowych, do których zaliczamy spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, prostą spółkę akcyjną oraz spółkę akcyjną.

Kiedy zmiana jest obowiązkowa?

Czy istnieją przepisy, które obligują wskazane podmioty do dokonania określonych zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym?

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie polskiej klasyfikacji działalności, które wprowadziło w życie obowiązek stosowania PKD 2025, podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego, nie są automatycznie zobowiązane do dokonania obowiązkowej aktualizacji kodów, którymi się dotychczas posługiwały do nowych kodów (PKD 2025).

Spółki będą zobowiązane do dokonania zmian zakresie aktualizacji kodów PKD na PKD 2025 tylko i wyłącznie w przypadku gdy samodzielnie zdecydują się na dokonanie zmiany wykonywanej działalności po 1 stycznia 2025 r. Czyli gdy po 1 stycznia 2025 r. w zakresie przedmiotu działalności gospodarczej, którą wykonują zdecydują się na jego rozszerzenie, zmianę umowy spółki. Wówczas istnieje obowiązek dostosowania kodów PKD – w całości – w zakresie całej zdefiniowanej działalności spółki w umowie czy statucie spółki, na nowe kody PKD 2025.

Do zmiany PKD może dojść przykładowo w sytuacji, gdy prowadząc działalność w ramach jednej ze spółek osobowych lub kapitałowych, dochodzi do rozszerzenia przedmiotu działalności Spółki, zakresu dotychczas prowadzonej działalności, bądź zupełnej zmiany jej profilu. W takiej sytuacji trzeba dostosować wszystkie, dotychczas wykorzystywane kody PKD do nowych kodów, nawet jeśli wprowadzane zmiany w spółce dotyczą jedynie dodania jednego bądź kilku dodatkowych kodów.

Dokonując takiej zmiany po 1 stycznia 2025 r. trzeba zastosować nowe kody Polskiej Klasyfikacji działalności (PKD), jednocześnie zmieniając wpis w zakresie dotychczasowych kodów, dostosowując je do PKD 2025.

Fakultatywna aktualizacja kodów PKD 2025 w Krajowym Rejestrze Sądowym

Zasadnym jest, chociaż nieobowiązkowym, aby przedsiębiorcy wpisani do KRS, którzy decydują się na dokonanie zmiany umowy spółki, statutu spółki w jakimkolwiek innym zakresie niż zmiana przedmiotu działalności, tj. na przykład zmiany siedziby spółki, zasad jej reprezentowania, zmiany wysokości wkładów, przy okazji dokonywanych zmian, wprowadzili także nowe kody PKD do umowy spółki.

Jednakże wprowadzenie zmian w zakresie PKD jedynie w umowie spółki nie będzie wystarczające. Oprócz tego przedsiębiorcy będą mieli także obowiązek złożenia wniosku o aktualizację wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Nasze doświadczenie wskazuje, że warto również zadbać o dokonanie samodzielnej zmiany kodów PKD na zgodne z nową klasyfikacją. Dzięki temu przedsiębiorcy prowadzący działalność określonego rodzaju będą mogli zyskać pewność, że posługują się w obrocie gospodarczym właściwymi kodami, jak również że żaden z istotnych kodów nie został pominięty w sytuacji gdyby doszło do automatycznego przekwalifikowania obecnych kodów na kody PKD 2025.

Wprowadzając zatem zmianę danych spółki w KRS, przy każdej zmianie wpisu, dokonaj zmiany wpisu w zakresie PKD nawet jeżeli nie jest to dla Ciebie obligatoryjne.

Krok po kroku: jak przeprowadzić zmianę wpisu i aktualizację kodów PKD?

Przy określaniu nowych kodów PKD niezwykle pomocne są przygotowane przez ustawodawcę tzw. klucze przejścia (powiązań), który jasno wskazują jak zmieniły się dotychczas wykorzystywane kody. Wskazane klucze, stanowią załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów, które wprowadziło w życie nowe kody PKD. Są one dostępne również na stronie internetowej Głównego Urzędu Statystycznego.

Warto podkreślić, że część dotychczas stosowanych kodów PKD nie uległa jakiejkolwiek zmianie w odniesieniu do kodów z 2025 roku. Wobec tego może okazać się, że akurat w Twojej spółce przeprowadzanie jakichkolwiek zmian nie będzie potrzebne. Co prawda, jest to scenariusz dosyć mało prawdopodobny, jednak nie całkiem niemożliwy. Przykładowo scenariusz taki może mieć miejsce w spółkach prowadzących działalność rolniczą, gdzie większość kodów jakie przewiduje polska klasyfikacja działalności pozostała niezmienna.

W przypadku zmiany PKD w spółce prawa handlowego, w pierwszej kolejności powinieneś zadbać o dokonanie zmiany umowy spółki. W przypadku spółki jawnej, spółki komandytowej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz prostej spółki akcyjnej, zmiana umowy spółki będzie możliwa do przeprowadzenia przy wykorzystaniu wzorca odpowiednich dokumentów udostępnionych w systemie teleinformatycznym S24. Będzie to jednak możliwe tylko o tyle o ile umowa spółki została zawarta właśnie w taki sposób i nie doszło następnie do jej zmiany przy wykorzystaniu dokumentów podpisywanych w tradycyjnej formie.

W każdym innym wypadku, zmiana umowy spółki powinna zostać przeprowadzona w sposób tradycyjny, z zachowaniem formy przewidzianej dla określonej spółki prawa handlowego. I tak oto, zmiana umowy spółki komandytowej, komandytowo-akcyjnej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej oraz spółki akcyjnej powinna zostać przeprowadzona przy zachowaniu formy aktu notarialnego. Natomiast, w odniesieniu do spółki jawnej oraz partnerskiej, wystarczające będzie zachowanie zwykłej formy pisemnej.

Kiedy dojdzie już do zmiany kodów PKD w umowie danej spółki prawa handlowego, należy jeszcze obowiązkowo złożyć wniosek do Krajowego Rejestru Sądowego o uwidocznienie w rejestrze przedsiębiorców przeprowadzonych zmian w umowie spółki oraz wskazać kody PKD, które chcemy aby zostały uwidocznione w rejestrze. Obecnie istnieje możliwość wskazania jedynie 10 kodów, w tym jednego kodu przeważającego.

Wniosek o ujawnienie zmian musi zostać złożony elektronicznie, jednak sposób jego złożenia zależał będzie od tego w jaki sposób doszło do przeprowadzenia zmiany umowy spółki. Jeśli umowa została zmieniona przy wykorzystaniu wzorców dokumentów w systemie S24, również za pośrednictwem tego systemu powinno dojść do złożenia wniosku o ujawnienie wprowadzonych zmian w KRS. Jeśli jednak do zmiany umowy doszło w sposób tradycyjny, wniosek zmianowy powinien zostać złożony przy wykorzystaniu Portalu Rejestrów Sądowych. W obu wypadkach możesz skorzystać z usług profesjonalnego pełnomocnika, który przeprowadzi za Ciebie wszystkie niezbędne czynności.

Czy konieczna jest zmiana umowy spółki?

Dokonując aktualizacji starych kodów (jakie ustanowiła np. Polska Klasyfikacja Działalności 2007) w KRS niekoniecznie trzeba dokonywać zmiany umowy spółki. Przepisy o statystyce publicznej nie wprowadzają takiego obowiązku. Teoretycznie możliwe jest dokonanie wyłącznie aktualizacji wpisu w KRS opierając się na istniejących zapisach w umowie spółki o ile zostały one sformułowane w ten sposób, że nie odwołują się bezpośrednio do poprzednich kodów PKD (PKD 2007).

Terminy i okres przejściowy

Warto także wspomnieć, że wraz z wprowadzeniem nowych kodów PKD, został wprowadzony okres przejściowy, który daje czas wszystkich przedsiębiorcom (w tym wszelkim spółkom) na dostosowanie się do wprowadzonych z dniem 1 stycznia 2025 roku nowych przepisów. Okres ten potrwa do 31 grudnia 2026 roku.

Jeśli w okresie przejściowym spółka nie dokona samodzielnie zmiany PKD w rejestrze, ustawodawca założył, że dojdzie do automatycznego przeklasyfikowania dotychczasowych kodów, na kody wprowadzone w 2025 roku.

W związku z tym można przyjąć, że brak zadbania o samodzielne dokonanie zmiany dotyczących go kodów PKD w odpowiednim rejestrze (rejestrze przedsiębiorców KRS, REGON lub CEIDG), nie powinno spowodować negatywnych konsekwencji. Do zmiany dotychczas używanych kodów na kody wprowadzone w 2025 roku powinno bowiem dojść automatycznie, przy wykorzystaniu tzw. klucza przejścia, stanowiącego załącznik do Rozporządzenia Rady Ministrów, które wprowadziło nową klasyfikację PKD.

Jednakże, nie sposób stwierdzić na dzień dzisiejszy, jak w praktyce będzie przebiegała automatyczna zmiana dotychczasowych kodów na PKD 2025. Szczególnie zastanawiające jest to w kontekście faktu, że w Krajowym Rejestrze Sądowym możliwe jest uwidocznienie jedynie 10 kodów PKD, w tym jednego kodu przeważającego. Co zatem nastąpi w sytuacji gdy jeden spośród ujawnionych obecnie w rejestrze kodów podzielił się zgodnie z nową klasyfikacją na kilka, kilkanaście a nawet kilkadziesiąt pozycji? Który z kodów zostanie w takim wypadku ujawniony w rejestrze przedsiębiorców?

Warto zatem samodzielnie zadbać o ujawnienie w Krajowym Rejestrze Sądowym aktualnych kodów PKD, zgodnych z klasyfikacją, która zaczęła obowiązywać w styczniu 2025 roku. Dzięki temu każdy przedsiębiorca będzie mógł zyskać pewność, że zmiany zostały dokonane zgodnie z jego intencją i wolą.

Koszty

W przypadku gdy zmiana umowy spółki przeprowadzana jest przy wykorzystaniu wzorca dokumentów w systemie S24, będzie to zdecydowanie najmniej kosztowny sposób przeprowadzenia zmiany. Za sporządzenie odpowiednich dokumentów system nie wymaga bowiem poniesienia jakiejkolwiek opłaty. Co więcej, w takim wypadku niższa jest także opłata za złożenie wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego, którego złożenie ma na celu uwidocznienie dokonanych zmian w umowie spółki. Opłata taka wynosi w takim wypadku 300 zł.

Natomiast, w przypadku gdy zmiana umowy spółki przeprowadzana jest w tradycyjny sposób, wśród kosztów należy uwzględnić koszty notarialne – w sytuacji gdy zmiana musi zostać przeprowadzona przy wykorzystaniu wskazanej formy prawnej. Koszty te będą maksymalnie wynosić od 750 zł w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do 1100 zł w przypadku spółki akcyjnej lub prostej spółki akcyjnej. W takim też wypadku nieco więcej wynosi także opłata sądowa od dokonania zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym, tj. 350 zł.

Podsumowanie

Chociaż w przypadku przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w ramach jednej ze spółek prawa handlowego nie istnieje formalny przymus do dokonania zmiany umowy danej spółki, a co za tym idzie zmiany wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym, wydaje się że mimo to każdy przedsiębiorca powinien samodzielnie zadbać o aktualizację obecnie używanych kodów PKD na PKD 2025.

Takie postępowanie daje gwarancję, że w zakresie działalności danego podmiotu znajdą się dokładnie te kody PKD, które wyczerpują prowadzony przez danego przedsiębiorcę biznes. Bierne oczekiwanie na automatyczne przekwalifikowanie dotychczasowego PKD na PKD 2025, może doprowadzić do pewnego rodzaju absurdów.

Przykładowo można wskazać, że przedsiębiorca prowadzący dotychczas księgarnię internetową posługuje się zgodnie z brzmieniem dotychczasowych przepisów kodem PKD 47.91.Z tj. Sprzedaż detaliczna prowadzona przez domy sprzedaży wysyłkowej lub Internet. Kod ten jednak zgodnie z PKD 2025 został podzielony na 37 odrębnych kodów wśród których możemy wyróżnić co prawda sprzedaż detaliczną detaliczną książek (PKD 47.61.Z), ale także sprzedaż detaliczną ryb, skorupiaków i mięczaków (PKD 47.23.Z) lub sprzedaż detaliczną odzieży (PKD 47.71.Z).

Tymczasem, jak już podkreślaliśmy w Krajowym Rejestrze Sądowym może być uwidocznionych jedynie 10 kodów. Może zatem dojść do sytuacji gdy w odpisie z rejestru przedsiębiorców zostaną wyróżnione kody, które w jakimkolwiek zakresie nie są wykorzystywane przez przedsiębiorcę, a zabraknie tych, które są dla niego najbardziej istotne. W związku z tym, przedsiębiorcy powinni we własnym interesie zadbać o dokonanie aktualizacji wpisu dotyczącego przedmiotu działalności, którą prowadzą.

Oferta Kancelarii – zmiana kodów PKD

Wobec wprowadzenie nowych przepisów, wykorzystywane przez Ciebie dotychczas kody wymagają dostosowania kodów PKD do nowej klasyfikacji? A może chciałbyś się dowiedzieć jak zmienić kody PKD w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej? Jeżeli potrzebujesz wsparcia, możesz skorzystać z naszej pomocy!

Zapraszamy do zapoznania się z ofertą Kancelarii w tym zakresie oraz z naszą ofertę usług świadczonych online na naszej Platformie Obsługi Prawnej i Podatkowej Online w zakresie zmiany umowy spółki.