Rezygnacja członka zarządu

Sprawujesz funkcję członka zarządu w jednej ze spółek kapitałowych, tj. w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, spółce akcyjnej lub prostej spółce akcyjnej?

Chciałbyś zrezygnować z pełnionej funkcji jednak nie wiesz w jakiej formie powinieneś złożyć oświadczenie o rezygnacji z pełnionej funkcji jak również do kogo je skierować?

W niniejszej publikacji przybliżymy Ci kwestie związane z rezygnacją ze sprawowania funkcji członka zarządu spółki kapitałowej.

Swoboda złożenia rezygnacji

Zgodnie z postanowieniami kodeksu spółek handlowych, do złożenia rezygnacji przez członka zarządu spółki z o.o, spółki akcyjnej oraz prostej spółki akcyjnej stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu umowy zlecenia przez przyjmującego zlecenie czyli zleceniobiorcę. Zgodnie z nimi przyjmujący zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie.

Tym samym, członek zarządu spółki kapitałowej, może zrezygnować z pełnionej funkcji w każdym momencie.

Jednocześnie jeśli pełni on swoją funkcję odpłatnie, a jego rezygnacja nastąpiła bez ważnego powodu, będzie on zobowiązany do naprawienia szkody, powstałej w wyniku złożenia przez niego rezygnacji o ile taka szkoda wystąpi i będzie skutkiem nagłego zaprzestania pełnienia funkcji członka zarządu. Sytuacja taka może nastąpić na przykład gdy dojdzie do paraliżu funkcjonowania spółki w związku ze złożeniem rezygnacji przez jedynego członka zarządu i brakiem możliwości płynnego przejęcia odpowiedzialności za prowadzone procesy biznesowe przez nowo powołanego członka zarządu. Co niezwykle istotne, reguła ta nie może zostać wyłączona w umowie spółki, aczkolwiek jest to rzadki przypadek.

Co więcej, w związku z odpowiednim zastosowaniem przepisów o wypowiedzeniu umowy zlecenia przez przyjmującego zlecenie, nie ma potrzeby aby rezygnacja członka zarządu spółki kapitałowej została przez nią przyjęta, bądź żeby została przyjęta przez zgromadzenie wspólników czy też funkcjonującą w spółce radę nadzorczą.

Jednocześnie, dla skuteczności złożenia rezygnacji członka zarządu spółki istotne jest aby złożone przez członka zarządu oświadczenie o rezygnacji z pełnionej funkcji dotarło do podmiotu (organu) uprawnionego do odbierania oświadczeń woli kierowanych do spółki, w taki sposób aby podmiot ten miał możliwość zapoznania się z jego treścią.

I tak właśnie, oświadczenie o rezygnacji członka zarządu spółki staje się skuteczne właśnie z chwilą odebrania takiego oświadczenia o rezygnacji przez organ (podmiot) do tego uprawniony. Zatem oświadczenie musi zostać złożone na ręce organu uprawnionego. W dalszej części publikacji przybliżymy Ci kto powinien zostać adresatem oświadczenia o rezygnacji.

Forma rezygnacji członka zarządu

Obowiązujące przepisy prawa nie zawierają wskazania w jakiej formie powinno zostać złożone przez członka zarządu spółki kapitałowej – a zatem spółki z o.o., spółki akcyjnej oraz prostej spółki akcyjnej – oświadczenie dotyczące jego rezygnacji z pełnienia funkcji (oświadczenie woli o rezygnacji).

W związku z tym, rezygnacja taka może właściwie zostać wyrażona przez każde zachowanie, które ujawnia taką wolę w sposób dostateczny. Jednakże ze względów dowodowych i na potrzeby wykreślenia członka zarządu spółki z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, zasadniczo rezygnacja taka powinna zostać sporządzona co najmniej w zwykłej formie pisemnej.

Nie ma oczywiście przeszkód, aby oświadczenie członka zarządu spółki zostało złożone przez członka zarządu spółki kapitałowej przy zachowaniu jednej ze szczególnych form, na przykład w formie aktu notarialnego lub w formie z podpisem notarialnie poświadczonym. Będzie to jednak wiązało się z kosztami taksy notarialnej.

Wygaśnięcie mandatu członka zarządu

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, w wyniku rezygnacji członka zarządu w spółce kapitałowej, o ile rezygnacja ta została złożona skutecznie na ręce uprawnionego organu (podmiotu), mandat członka zarządu wygasa.

Tym samym, skutecznie rezygnując z pełnienia funkcji członka zarządu, utraci on możliwość reprezentowania spółki, jak również możliwość prowadzenia jej spraw. W związku z tym, członek zarządu nie będzie miał już możliwości podejmowania żadnych decyzji związanych z funkcjonowaniem spółki, jak również jej reprezentacji (dokonywania czynności prawnych) względem podmiotów trzecich.

Odbiorca oświadczenia o rezygnacji

Jak już wiemy, aby złożona rezygnacja członka zarządu spółki kapitałowej wywołała oczekiwane skutki, musi zostać ona skutecznie złożona, a zatem powinna zostać ona złożona odpowiedniemu podmiotowi (organowi) czyli powinna dotrzeć do właściwego organu w taki sposób aby mógł on zapoznać się z jej treścią.

Kto jednak podmiotem (organem) uprawnionym do odbioru oświadczenia o rezygnacji złożonego przez członka zarządu spółki kapitałowej?

Mianowicie, w sytuacji kiedy w zarządzie spółki kapitałowej zasiada więcej niż jedna osoba, oświadczenie o rezygnacji członka zarządu powinno zostać złożone na ręce któregokolwiek z pozostałych w spółce członków zarządu lub jej prokurenta.

Sytuacja będzie wyglądała jednak inaczej gdy dojdzie do sytuacji gdy rezygnację składać będzie osoba będąca jedynym członkiem zarządu spółki kapitałowej, bądź składać ją będą wszyscy członkowie zarządu wieloosobowego w tym samym momencie.

W takim wypadku, jeżeli w związku z rezygnacją członka lub członków zarządu żaden mandat członka zarządu nie byłby obsadzony (jeżeli nikt nie pozostanie w zarządzie), członek zarządu jednoosobowego lub ostatni członek zarządu wieloosobowego składa rezygnację wspólnikom lub akcjonariuszom danej spółki kapitałowej, zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

W takim wypadku, zaproszenie na zgromadzenie wspólników lub na walne zgromadzenie akcjonariuszy zawiera także oświadczenie o rezygnacji członka zarządu, a sama rezygnacja jest skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zostało zwołane takie zgromadzenie.

Rezygnacja członka zarządu a umowa spółki

Jak już wskazaliśmy, członek zarządu zasadniczo posiada pełną swobodę w złożeniu rezygnacji z pełnionej funkcji w zarządzie spółki kapitałowej. Jednocześnie, w sytuacji gdy członek zarządu pełnił swoją funkcję odpłatnie a rezygnacja zostanie przez niego złożona z terminem natychmiastowym bez ważnego powodu (analogicznie do sytuacji ze zleceniem gdy wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu), naraża się on na poniesienie odpowiedzialności odszkodowawczej wobec spółki (zatem w wypadku wypowiedzenia zlecenia należy rozważyć, czy nie powinno ono nastąpić z wyznaczeniem terminu w jakim wypowiedzenie nastąpi). Co ważne, umowa spółki nie może wyłączać wskazanej reguły.

Z przypadkiem w którym członek zarządu naraża się na poniesienie odpowiedzialności odszkodowawczej, będziemy mieć do czynienia w sytuacji gdy, nie mając ważnego powodu, z dnia na dzień (a zatem ze skutkiem natychmiastowym) złoży on rezygnację z pełnionej funkcji. Inaczej sytuacja będzie wyglądała, kiedy pomimo braku ważnego powodu, złożenie rezygnacji nastąpi z odpowiednim wyprzedzeniem np. ze skutkiem na trzy miesiące naprzód – w takim wypadku nie ma ryzyka poniesienia odpowiedzialności.

Nie oznacza to jednak, że w umowie spółki kapitałowej (np. umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), nie można wprowadzić żadnych reguł dotyczących złożenia rezygnacji z funkcji członka zarządu. Dopuszczalne jest bowiem, aby wspólnicy spółki określili w jej umowie pewnego rodzaju ograniczenia dotyczące składania rezygnacji z funkcji członka zarządu.

Tytułem przykładu można wskazać, że takimi ograniczeniami może być m.in. wprowadzenie do umowy spółki katalogu przypadków, w których członek zarządu będzie miał możliwość złożenia rezygnacji, czy też terminu, w którym powinna ona zostać złożona, określając przykładowo, że powinna zostać ona złożona co najmniej z miesięcznym lub dwumiesięcznym wyprzedzeniem.

Co więcej, umowa lub statut spółki może również określać odmienne reguły, dotyczące składania oświadczenie woli o rezygnacji z pełnienia funkcji w zarządzie spółki, w sytuacji gdy oświadczenie takie składane jest przez jedynego członka zarządu lub gdy składa je ostatni członek zarządu wieloosobowego.

Umowa zawarta pomiędzy spółką a członkiem zarządu a rezygnacja

Członek zarządu może pełnić swoją funkcję wyłącznie na podstawie powołania, bez zawierania umowy ze spółką, jak i w oparciu o zawartą ze spółką umowę – np. umowę o pracę czy też kontrakt menedżerski, umowę o zarządzanie czy też inną umowę.

Może również zdarzyć się tak – co jest bardzo częste w praktyce – że żadna umowa pomiędzy spółką a jej członkiem zarządu nie zostanie zawarta, a jedyną podstawą pełnienia funkcji w zarządzie będzie akt powołania określonej osoby do zarządu spółki kapitałowej np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a wynagrodzenie będzie wypłacane na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników (najczęściej przyznaje się tą kompetencję zgromadzeniu wspólników w wypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością).

Wskazać jednak należy, że w sytuacji gdy oprócz aktu powołania danej osoby do zarządu w spółce, zostanie również zawarta określona umowa pomiędzy tą osobą a spółką np. kontrakt menedżerski, ustalająca dokładne zasady współpracy stron, samo złożenie rezygnacji przez członka zarządu nie spowoduje wygaśnięcia stosunku umownego pomiędzy nimi. Aby doszło do rozwiązania zawartej umowy pomiędzy spółką a członkiem zarządu musi nastąpić jej wypowiedzenie, rozwiązanie bez wypowiedzenia lub rozwiązanie za porozumieniem stron.

W związku z tym, jeśli rozważasz rezygnację z pełnienia funkcji w zarządzie spółki, z którą chciałbyś definitywnie zakończyć współpracę, powinieneś mieć na uwadze, że obok złożenia rezygnacji powinieneś także zadbać o rozwiązanie łączącej Cię ze spółką umowy. Sposób jej rozwiązania, będzie natomiast zależał każdorazowo od konkretnego stosunku łączącego strony i postanowień zawartych w danej umowie.

Co jest ważne i do należy podkreślić powyżej opisywane dwa stosunki prawne – dwie relacje prawne – czyli powołanie do pełnienia funkcji w zarządzie oraz (opcjonalnie) umowa zawarta pomiędzy spółką a członkiem zarządu są niezależne i każda z tych relacji musi być w sposób odrębny rozpatrywana przy analizie sytuacji prawnej członka zarządu. W wyniku rezygnacji członka zarządu nie następuje rozwiązanie zawartej umowy.

Składanie rezygnacji członka zarządu (członków zarządu), a zwłaszcza przez jedynego członka zarządu należy więc poprzedzić analizą praw i obowiązków wynikających z ww. relacji prawnych.

Wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym

W przypadku rezygnacji członka zarządu spółki kapitałowej, jak już wskazaliśmy do wygaśnięcia mandatu członka zarządu dochodzi przez skuteczne złożenie spółce oświadczenia o rezygnacji z pełnienia funkcji.

Tym samym, wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym ma jedynie charakter deklaratoryjny – a zatem od jego dokonania nie zależy możliwość reprezentowania spółki przez osobę, która zdecydowała się na zrezygnowanie z pełnionej funkcji członka zarządu określonej spółki kapitałowej.

Nie oznacza to jednak, że wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym nie ma żadnego znaczenia. Przeciwnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami kodeksu spółek handlowych wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu.

Jest to co prawda jedynie termin instrukcyjny, w związku z czym wniosek, który zostanie złożony po jego upływie zostanie rozpoznany, jednakże w interesie spółki, jak również członka zarządu, który złożył rezygnację leży jak najszybsze zaktualizowanie udostępnionych w Krajowym Rejestrze Sądowym danych.

W przeciwnym razie do momentu zaktualizowania danych w rejestrze, obowiązywać będzie domniemanie, że dane wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego są prawdziwe.

Oferta Kancelarii

Potrzebujesz pomocy przy skutecznym złożeniem rezygnacji z funkcji członka zarządu spółki kapitałowej? A może chciałbyś uzyskać pomoc w zakresie dokonania zgłoszenia zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym?

Zapraszamy do kontaktu pod numerem (+48) 511 090 050. 

Zapraszamy do zapoznania się z ofertą Kancelarii w tym zakresie oraz z naszą ofertę usług świadczonych online na naszej Platformie Obsługi Prawnej i Podatkowej Online, w tym w szczególności z ofertą dotyczącą przeprowadzenia zmian w zarządzie spółki: https://online.bogdanchudoba.pl/uslugi/zmiana-zarzadu-przygotowanie-dokumentow/