Składanie sprawozdań finansowych w spółce za rok 2025. Jakie terminy obowiązują w 2026?

Nowe wyzwania sprawozdawcze w 2026 roku

W jednym z naszych poprzednich wpisów została przez nas opisana całość działań związanych z zatwierdzeniem rocznego sprawozdania finansowego spółki, a więc wszelkie działania jakie należy podjąć, aby nie przeoczyć różnorodnych obowiązków prawnych. Wskazaliśmy na podstawowe okoliczności w zakresie tworzenia i publikowania w stosownych rejestrach danych finansowych, a w szczególności w Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF).

Nasza poprzednia publikacja jest opisem czynności, które należy wykonać w ramach zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego w każdej spółce objętej tym obowiązkiem. Zapraszamy Cię do zapoznania się z pełnym opisem działań, które rozpoczyna sporządzenie sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy, a które kończy złożenie kompletu dokumentów do rejestru przedsiębiorców (RDF). Aby wykonać obowiązki prawne nie wystarczy bowiem wyłącznie złożyć sprawozdanie finansowe w Repozytorium Dokumentów Finansowych, konieczne jest podjęcie odpowiednich uchwał dotyczących jego zatwierdzenia, dokonania podziału zysku lub określenia sposobu pokrycia straty, ewentualne zatwierdzenie sprawozdania z rocznej działalności przedsiębiorstwa, udzielenie absolutorium członkom władz spółki, a dodatkowo także może być konieczne powołanie członków organów spółki, jeżeli wygasła ich kadencja, co powinno być obowiązkowym elementem poddanym weryfikacji co roku.

A wszystko to powinno być dokonane w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, przy czym sporządzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić w terminie 3 miesięcy. A więc jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym sporządzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić w terminie do dnia 31 marca.

Niniejszy artykuł ma stanowić praktyczny przewodnik po technicznych aspektach złożenia rocznego sprawozdania finansowego w 2026 roku, aby prawidłowo złożyć sprawozdanie finansowe i wykonać inne obowiązki prawne, jakie przepisy prawa nakładają na zarząd spółki, komplementariuszy. Należy przy tym pamiętać, że niektóre spółki nie muszą sporządzać sprawozdania finansowego, a tym samym nie muszą go zatwierdzać i składać dokumentów finansowych do RDF, lecz powinny o tym poinformować składając stosowne oświadczenie, o czym pisaliśmy tutaj.

Co to sprawozdanie finansowe?

Jedynie w ramach ustrukturyzowania wiedzy przypomnieć należy, iż sprawozdanie finansowe to dokument zawierający podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujętej pod względem finansowym. Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. W rachunku zysków i strat prezentowane są oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy. Informacja dodatkowa powinna zawierać istotne dane i objaśnienia rzetelnie i jasno przedstawiające sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. W przypadku spółek akcyjnych oraz innych spółek, które wskazuje ustawa o rachunkowości (których sprawozdania finansowe podlegają badaniu przez biegłego rewidenta) poza ww. wskazanymi elementami sprawozdania finansowego konieczne jest sporządzanie dodatkowo zestawienia zmian w kapitale własnym oraz należy sporządzić rachunek przepływów pieniężnych, (w niektórych wypadkach zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości), a dodatkowo sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta, co należy uwzględnić w harmonogramie pracy związanej z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego. Nie można bowiem podjąć określonych uchwał jeżeli biegły rewident nie zakończy badania i nie wyda opinii.

Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów z 5 maja 2025 r., opublikowano nowe schemy sprawozdań finansowych, które zostały udostępnione w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) w sierpniu 2025 roku. Opisy struktur wskazują, że nowe schemy mają zastosowanie do sprawozdań finansowych sporządzonych od 1 stycznia 2026 r. Jednocześnie, wspomniany wyżej komunikat wskazuje, że Ministerstwo Finansów planowało „wdrożyć struktury dla sprawozdań sporządzanych za lata rozpoczynające się 1 stycznia 2025 r. albo później”.

Może to oznaczać nowe wyzwania przy złożeniu rocznego sprawozdania finansowego za 2025 r. aczkolwiek jest to raczej kwestia techniczna.

Roczne sprawozdanie finansowe a bieżąca informacja o sytuacji finansowej spółki

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego jest prawnym obowiązkiem zarządu spółki, który w tym zakresie jest zazwyczaj wspierany przez wewnętrzny dział księgowości lub zewnętrzny podmiot – biuro rachunkowe – prowadzące rachunkowość spółki. Jakkolwiek obowiązek ten wykonuje księgowy spółki to jednak przepisy prawa jasno określają, iż ciąży on na zarządzie spółki (kierowniku jednostki).

Lista spółek obciążonych obowiązkiem sporządzania sprawozdania finansowego wskazana jest w ustawie o rachunkowości. Są to: spółki komandytowe, spółki z o.o., PSA, SKA, spółki akcyjne. Dodatkowo obowiązkiem tym są obciążone spółki jawne, spółki cywilne oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą o ile spełniają one kryteria wskazane w ustawie o rachunkowości.

Drugim prawnym obowiązkiem zarządu spółki jest zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki (w spółce z o.o., prostej spółce akcyjnej), które powinno podjąć uchwały należące do kompetencji zwyczajnego zgromadzenia wspólników.

Należy jednak mieć świadomość, iż należyte wykonywanie obowiązków przez zarząd spółki w zakresie zarządzania spółką – zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych – wymaga większego zaangażowania po stronie zarządu spółki w pozyskiwanie danych finansowych i ich analizowanie niż raz do roku podpisanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub poprzez profil zaufany rocznego sprawozdania finansowego.

Zarządzanie spółką wymaga bieżącej wiedzy o podstawowych wskaźnikach finansowych spółki, które powinny być analizowane przez zarząd spółki w cyklu miesięcznym lub kwartalnym. Niekoniecznie dotyczy to wszystkich danych jakie składają się na sprawozdanie finansowe lecz niektórych najbardziej istotnych wskaźników finansowych, które będą opisywały bieżącą sytuację finansową spółki.

Konieczna wiedza o sytuacji finansowej Twojej spółki

Jakkolwiek Kodeks spółek handlowych w żadnym z przepisów nie określa szczegółowo ani konkretnych czynności jakie ma wykonywać zarząd spółki ani też nie określa szczegółowo danych jakie ma pozyskiwać okresowo zarząd spółki prowadzącej pełną rachunkowość to jednak należy mieć świadomość, iż ogólne wytyczne jakie są zakreślone w kodeksie spółek handlowych w zakresie obowiązków zarządu spółki wymagają pozyskiwania przez zarząd spółki bieżącej wiedzy o sytuacji finansowej spółki.

Zarząd spółki powinien na bieżąco pozyskiwać informacje o kluczowych wskaźnikach finansowych jakie powinien mu na bieżąco udostępniać dział księgowości lub biuro rachunkowe. Są to: wysokość przychodów (wskaźnik ten pozwala określić, czy firma rośnie), kapitał obrotowy (pozwala określić, czy spółka wzrost nie pozbawia gotówki), stan środków pieniężnych (pozwala określić, czy spółka posiada odpowiednią ilość gotówki) oraz marża na pokrycie (czy spółka zarabia na sprzedaży).

Niezależnie więc od terminów jakie wynikają z przepisów prawa w zakresie sprawozdawczości finansowej poddawaj bieżącej analizie sytuację majątkową, finansową Twojej spółki tak, aby na bieżąco pozyskiwać dane konieczne przy podejmowaniu decyzji zarządczych i inwestycyjnych.

Terminarz 2026 – Twoja oś czasu

Z punktu widzenia poprawnie zaplanowanego i przeprowadzonego procesu zatwierdzenia sprawozdania finansowego, kluczowym staje się ustalenie, jaki dzień stanowi tzw. dzień bilansowy. Przy założeniu, że składane sprawozdanie dotyczy 2025 roku, najczęściej stosowaną datą będzie 31 grudnia 2025 r.

Dniem bilansowym jest dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe. Zasadniczo jest to dzień kończący rok obrotowy. Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na inny dzień bilansowy, jaki wskazuje ustawa, np. ustawa o rachunkowości, stosując odpowiednio zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, określone w rozdziale 4 ustawy o rachunkowości.

Powyżej wskazany termin nierozłącznie związany jest z koniecznością podjęcia czynności mającej na celu sporządzenie sprawozdania finansowego. Przygotowanie sprawozdania finansowego powinno nastąpić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, co wynika wprost z treści art. 45 ust. 1 i art. 52 ust. 1 Ustawy o rachunkowości. Jednostki, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, mają zatem obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe za 2025 r. nie później niż 31 marca 2026 r.

Wobec ustalenia dnia bilansowego i terminu sporządzenia sprawozdania finansowego, zaistnieje konieczność podjęcia czynności mającej na celu zatwierdzenie sprawozdania finansowego. Zgodnie z art. 53 ust. 1 Ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ogłoszona została upadłość jednostki. W przypadku spółek składających sprawozdanie finansowe za 2025 rok, termin ten upłynie 30 czerwca 2026. Sprawozdanie finansowe należy złożyć w podanym terminie nawet, jeśli nie zostało zatwierdzone.

Sporządzenie i złożenie sprawozdania finansowego jest obowiązkiem kierownika jednostki, czyli zarządu w spółkach kapitałowych oraz wspólników w spółkach osobowych. Drugim obowiązkiem zarządu w spółce kapitałowej jest zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Nie jest natomiast obowiązkiem zarządu doprowadzenie do zatwierdzenia sprawozdania finansowego – gdyż zarząd spółki nie ma wpływu na podejmowanie przez wspólników decyzji.

Ostatnim z kluczowych terminów, o dotrzymaniu którego podatnicy podatku dochodowego muszą bezwzględnie pamiętać, jest ten mówiący o konieczności wysyłki zatwierdzonych dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych. W oparciu o treść art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości przyjmuje się, że firmy wpisane do KRS składają e-sprawozdania 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Jeżeli rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, to sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone do 30 czerwca i złożone w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni. Toteż, ostateczny termin na złożenie sprawozdania do KRS to zazwyczaj 15 lipca.

Powyższe daty to ostateczne terminy sprawozdawcze, które osoby prowadzące sprawy spółki powinny bezwzględnie zachować, chcąc uniknąć kar i wykonać swoje obowiązki zgodnie z prawem.

Kto musi prowadzić księgi rachunkowe w 2026? Aktualne limity

Wobec faktu, iż nie każde przedsiębiorstwo prowadzące sprzedaż towarów czy usług zobligowane jest do prowadzenia i zamykania ksiąg rachunkowych, a więc prowadzenia pełnej rachunkowości koniecznym staje się wyjaśnienie różnic i progów przy spełnieniu wymagań prawnych dla różnych rodzajów działalności gospodarczej.

Forma prowadzenia działalności gospodarczej nie ma znaczenia, a liczy się metoda ewidencjonowania przychodów i kosztów w firmie. Aczkolwiek, o tyle forma prowadzenia działalności ma znaczenie, że niektóre podmioty są zobligowane od początku do prowadzenia pełnej rachunkowości a niektóre dopiero po przekroczeniu określonych limitów. Tak jest w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, spółek cywilnych osób fizycznych, a także takich też spółek jawnych oraz spółek partnerskich.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości oraz art. 24a ust. 4 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku działające zgodnie z ustawą z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych od 1 stycznia 2026 r., jeżeli ich przychody za 2025 r. wyniosą co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 500 000 euro.

W poprzednim roku, limit ten wynosił 2 000 000 euro. Limit prowadzenia ksiąg rachunkowych przeliczany jest na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski, na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy.

Przyjmując zatem upublicznione kursy walut Narodowego Banku Polskiego, kwota obligująca do prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2026 r. wynosi: 2 500 000 euro x 4,2586 zł/euro = 10 646 500 złotych. Wobec powyższego, jeżeli przychody za 2025 r. wyniosły co najmniej 10 646 500 zł przedsiębiorcy zobowiązani są do prowadzenia ksiąg rachunkowych w roku 2026.

Reasumując powyższe – jeżeli wartość przychodów netto w ramach roku obrotowego stanowiła równowartość 2 500 000 euro – to jest to kwota, która wymusza przejście na pełne księgi rachunkowe, co jest dla przedsiębiorców szczególnie dolegliwe. Na czym to polega? W skrócie — każda, nawet najmniejsza transakcja musi być dokładnie udokumentowana. Taki system, choć zapewnia pełną przejrzystość finansową i umożliwia realną kontrolę nad przepływem środków, stanowi duże obciążenie pod względem obsługi dla osoby, która prowadzi księgi rachunkowe danego przedsiębiorstwa.

Korzyści i wady prowadzenia pełnej rachunkowości

Prowadzenie pełnej rachunkowości w oparciu o ustawę o rachunkowości ma swoje korzyści i wady. Wadą jest konieczność dokładnej ewidencji każdego przychodu i każdego wydatku i dokumentowanie dowodami księgowymi wszystkich wpływów i wydatków. Oznacza to, że każdy wydatek czy to z rachunku bankowego spółki, czy z kasy spółki powinien posiadać swój tytuł i zostać udokumentowany dowodem księgowym. Jednocześnie prowadzenie pełnej rachunkowości wymaga znajomości zasad wynikających z ustawy o rachunkowości, jest bardziej skomplikowane niż prowadzenie ewidencji księgowej w oparciu o książkę przychodów i rozchodów i tym samym jest bardziej kosztowne, a koszty rosną wraz ze wzrostem ilości dokumentów księgowych i operacji gospodarczych.

Natomiast prowadzenie pełnej rachunkowości ma swoje zalety. Pozwala na przejrzyste, precyzyjne, dokumentowanie sytuacji finansowej przedsiębiorcy i odczytanie określonych wskaźników finansowych. Dane te są niezbędne dla oceny sytuacji finansowej przedsiębiorcy prowadzącego pełną rachunkowość i niedostępne dla przedsiębiorcy prowadzącego wyłącznie książkę przychodów i rozchodów. Spółka prowadząca pełną rachunkowość może precyzyjnie określić wartość kapitałów własnych, a także wiele ważnych wskaźników finansowych.

Pełna rachunkowość a przekształcenie JDG lub spółki cywilnej lub spółki jawnej w spółką z o.o.

Z tej racji, że prowadzenie podatkowej książki przychodów i rozchodów jest prostsze, mniej skomplikowane, a tym samym tańsze, rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej w oparciu o formy prawnej nie wymagające prowadzenia pełnej rachunkowości (JDG, spółka cywilna, spółka jawna osób fizycznych, a także spółka partnerska) jest naturalnym wyborem.

Jednak wraz z rozwojem działalności, wzrostem przychodów występuje konieczność przejścia na prowadzenie pełnej rachunkowości, a wówczas ten moment jest bardzo często decydującym momentem na przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej, czy też spółki jawnej w spółkę z o.o.

Dla podmiotów, których przychody są znaczące jest to bardzo dobra decyzja gdyż pozwala na skorzystanie z korzystnych metod rozliczeń niedostępnych dla podmiotów nie będących podatnikami podatku CIT takich jak: estoński CIT, czy transfer dochodów do fundacji rodzinnej, o czym pisaliśmy tutaj.

Sprawozdanie finansowe a konieczność jego badania

W wypadku większych jednostek konieczne jest zweryfikowanie, czy sprawozdanie finansowe nie powinno podlegać badaniu przez biegłego rewidenta.

Badanie sprawozdania finansowego stanowi podstawowy audyt finansowy przedsiębiorstwa. Biegły rewident weryfikuje sprawozdanie finansowe pod kątem jego rzetelności, sprawdza także zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi. Głównym zadaniem jest potwierdzenie, że dokumentacja odzwierciedla prawdziwy obraz finansowy jednostki. Opinia musi być rzetelna i zgodna z rzeczywistością. Proces ten jest kluczowy dla wiarygodności firmy oraz zgodności z Ustawą o rachunkowości. Dlatego wiele podmiotów musi poddać się takiemu audytowi.

Na przykład, spółka z o.o. starająca się o kredyt bankowy potrzebuje pozytywnej opinii.

Spółka publiczna musi także regularnie publikować zweryfikowane sprawozdania. Zapewnia to transparentność dla inwestorów.

Rewolucja w podpisywaniu: Jedna osoba zamiast całego zarządu

Sprawozdanie finansowe powinno odpowiadać wymogom formalnym, czyli zawierać nazwę, adres, numer statystyczny jednostki je sporządzającej, określenie momentu okresu sprawozdawczego, datę sporządzenia oraz podpisy osób odpowiedzialnych za sporządzenie sprawozdania.

Zasadą jest, że sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego to obowiązek osób zarządzających firmą, nazywanych „kierownikami jednostki”, czyli jedno lub wieloosobowego organu zarządzającego danym przedsiębiorstwem – najczęściej jest to zarząd. W praktyce, sporządzającym sprawozdanie finansowe będzie osoba odpowiedzialna za księgowość lub zewnętrzna firma, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przygotowane sprawozdanie w pierwszej kolejności podpisuje właśnie osoba, która je sporządziła. Następnie pod sprawozdaniem podpisuje się „kierownik jednostki” – osoby wchodzące w skład zarządu.

Pewną nowością w ramach składania sprawozdań finansowych w 2026 roku jest możliwość odstąpienia od podpisu przez wszystkie osoby zarządzające. W przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy, to istnieje możliwość, w ramach której pozostali członkowie składają oświadczenia o spełnianiu przez sprawozdanie wymogów Ustawy o rachunkowości, zaś sam dokument sprawozdania podpisuje tylko wybrana z ich grona osoba.

Ustawodawca w ramach regulacji dotyczącej sprawozdań przewidział konkretne techniczne wymogi, które winny spełniać oświadczenia woli osób je składających. Sprawozdanie finansowe podpisuje się podpisem elektronicznym. Może to być bezpłatny podpis zaufany (profil zaufany) albo płatny podpis kwalifikowany albo podpis osobisty (dla osób posługujących się elektronicznym dowodem osobistym).  

Rzadki, ale ważny przypadek wystąpi wtedy, gdy w ramach składania sprawozdania finansowego dołącza się dokument w postaci pisemnego uzasadnienia odmowy podpisu przez któregokolwiek z członków organu zarządzającego przedsiębiorstwem. Powyższa okoliczność została przewidziana w art. 52 ust. 2c Ustawy o rachunkowości, który wskazuje, iż należy w nim wskazać sprawozdanie finansowe, którego dokument ten dotyczy, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, a jeśli ta osoba odmawia podpisu pod sprawozdaniem – w inny sposób. Odmowa podpisu powinna, zgodnie z art. 52 ust. 2d Ustawy o rachunkowości, mieć postać elektroniczną oraz być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Dopuszczalna jest także postać papierowa opatrzona własnoręcznym podpisem, jednak wtedy jedna z osób wchodzących w skład organu zarządzającego przedsiębiorstwem, podpisująca sprawozdanie finansowe, musi zapewnić sporządzenie elektronicznej kopii tego dokumentu. To wymóg z art. 52 ust. 2e Ustawy o rachunkowości.

Pułapki techniczne: XML, PDF i Podpis Elektroniczny

Współczesne warunki dotyczące zabezpieczeń stawiają osobom podpisującym dokumenty najwyższe wymogi. Dokumenty finansowe muszą spełniać wymogi formy elektronicznej, a także być poprawne w zakresie struktury logicznej. Dokumenty finansowe nie mogą być wysyłane w formacie PDF ani skanowane, musi to być ustrukturyzowany plik w odpowiednim formacie (XML).

Sprawozdanie finansowe powinno być przesyłane wyłącznie elektronicznie przez RDF lub system S24 (wyjątkowo). Sama konieczność składania sprawozdania finansowego wyłącznie w formie elektronicznej istnieje od 1 października 2018 roku.

Decydując się na podpisanie sprawozdania w formie elektronicznej, przedsiębiorca posiada możliwość skorzystania z kilku rodzajów podpisów. Zdecydowanie najczęściej wybierana jest forma podpisu z podpisem osobistym (w e-dowodzie), rzadziej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Podpis osobisty to darmowy, zaawansowany podpis elektroniczny wbudowany w warstwę elektroniczną polskiego dowodu osobistego (e-Dowodu), który w kontaktach z urzędami jest prawnie równoważny podpisowi własnoręcznemu. Służy do podpisywania dokumentów PDF i wniosków, wymagając użycia e-dowodu, czytnika NFC lub smartfona z aplikacją mObywatel.

Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny, który posiada moc prawną podpisu własnoręcznego. Użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego towarzyszy poświadczenie za pomocą certyfikatu kwalifikowanego, a więc certyfikatu umożliwiającego weryfikację osoby składającej podpis elektroniczny. Podpis elektroniczny jest weryfikowany przez certyfikat kwalifikowany i powoduje skutki prawne podpisu ręcznego. W przypadku gdy pismo jest podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a dokładnie jego certyfikatem, jego użycie reguluje ustawa o podpisie elektronicznym i rozporządzenia eIDAS. Do jego obsługi wymagane jest także posiadanie bezpiecznych aplikacji także spełniających wymogi ustawy, które przechowują certyfikat kwalifikowany. Kwalifikowany podpis elektroniczny może być wydany na terenie Unii Europejskiej lub poza UE, pod warunkiem, że jest zgodny z algorytmem XAdES.

Pewien problem stanowi konieczność podpisania dokumentów przez obcokrajowców bez nadanego numeru PESEL. Wobec coraz liczniejszej reprezentacji przez cudzoziemców w zarządach osób prawnych, ustawodawca przewidział inne możliwości działania za przedsiębiorstwo i składania oświadczeń woli względem rejestru przedsiębiorców KRS. Obcokrajowcy, którzy nie posiadają numeru PESEL, mogą skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli nie mogą korzystać z Profilu Zaufanego lub podpisu osobistego. Podpisane elektronicznie w ten sposób dokumenty posiadają wówczas przymiot prawidłowo uzupełnionych.

Zatwierdzając sprawozdanie finansowe dodatkowo pamiętaj o innych koniecznych działaniach

Zatwierdzając sprawozdanie finansowe należy pamiętać dodatkowo o: podjęciu uchwały o podziale zysku, pokryciu straty, zatwierdzeniu sprawozdania zarządu z działalności spółki za poprzedni rok obrotowy oraz o udzieleniu absolutorium członkom organów spółki.

Dodatkowo koniecznym działaniem jest zweryfikowanie kadencji członków organów spółki i ewentualnie, jeżeli wraz z dniem odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników w spółce wygaśnie mandat do pełnienia funkcji z uwagi na upływ kadencji czy to członków zarządu, czy członków rady nadzorczej konieczne jest powołanie osób do pełnienie funkcji w tych organach spółki.

Sankcje 2026. Urząd Skarbowy i KRS nie wybaczają.

Wobec rokrocznego wymogu składania sprawozdania i konieczności jego udostępnienia w KRS, co stanowi podstawę do oceny działalności przez pryzmat posiadanych aktywów, ustawodawca przewidział szereg kar za niedopełnienie obowiązków sprawozdawczych. Co zatem grozi za brak wypełnienia obowiązku sprawozdawczego? Niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym rozwiązania spółki i jej wykreślenia z rejestru.

Za niezłożenie sprawozdania finansowego grozi:

• grzywna nałożona na kierownika jednostki (np. członka zarządu) od 10 do 720 stawek dziennych,
• kara ograniczenia wolności kierownika jednostki (np. członka zarządu) od miesiąca do 2 lat,
• postępowanie przymuszające,
• rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS,
• ustanowienie kuratora.

Spółka, które nie złoży sprawozdania, jest wzywana przez KRS do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia pod groźbą kary lub rozwiązania spółki (jest to tzw. tryb przymuszający). Zazwyczaj następuje to ciągu kilku, kilkunastu miesięcy od dnia, w którym upłynął ostateczny ustawowy termin złożenia sprawozdania finansowego.

Na marginesie nadmienić należy, iż wraz ze wzrostem poziomu cyfryzacji usług publicznych, nastąpiła automatyzacja wymiany informacji między KRS a Szefem Krajowej Administracji Skarbowej. Dzięki powyższemu, informacje składane do KRS są bezpośrednio dostępne również dla organów Krajowej Administracji Skarbowej, co pozwala na uniknięcie konieczności dublowania czynności sprawozdawczych względem organów.

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, którzy nie są wpisani do KRS, składają zeznanie przy użyciu aplikacji e-Sprawozdania Finansowe.

Podsumowanie

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością dokonywania czynności sprawozdawczych w ramach każdego roku. Solidny przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z doniosłości składanych dokumentów, jak i konieczności ich składania w określonym czasie.

Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych mają spółki kapitałowe (prowadzące działalność w formie spółek akcyjnych czy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością), spółki osobowe oraz osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG, o ile spełniają określone kryteria.

Proces składania sprawozdań finansowych w Polsce obejmuje inwentaryzację aktywów/pasywów, zamknięcie ksiąg, sporządzenie i podpisanie sprawozdania, oraz zatwierdzenie przez organ zatwierdzający.

Rok 2026 jest szczególnie ważny w zakresie składania sprawozdań, gdyż po raz pierwszy w historii ustawodawca zdecydował o zastosowaniu zwiększonej automatyzacji. Szef Krajowej Administracji Skarbowej, korzystając z przysługujących mu uprawnień, już w 2025 roku uprzedzał o konieczności zwiększonej szczegółowości i staranności przy zatwierdzeniu sprawozdania finansowego w nadchodzącym roku, informując o nadchodzących zmianach.

Choć w treści artykułu wskazano na konieczność dochowania wielu terminów, to kluczowym zdaje się ten wskazujący, że dokumenty (bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa, uchwały) należy składać w terminie 15 dni od zatwierdzenia przez Repozytorium Dokumentów Finansowych. Ostatecznym terminem jest więc dzień 15 lipca.

Wobec oczekiwanej pewności obrotu prawnego, od złożenia rocznego sprawozdania finansowego w odpowiednim rejestrze sądowym wymaga się konkretności i przejrzystości, wraz z zapewnieniem podpisu osób zarządzających przedsiębiorstwem. Powyższe pozwala na stwierdzenie, iż rzetelność sprawozdawczości finansowej polega na zgodności jej danych z rzeczywistością.

Dobra współpraca osób zarządzających z biurami księgowymi to podstawa prawidłowego sporządzenia sprawozdania finansowego, którego odzwierciedlenie w formie elektronicznej dla podmiotu wpisanego do KRS stanowią złożone dokumenty do Repozytorium Dokumentów Finansowych na stronie eKRS.

FAQ – Składanie sprawozdań finansowych